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OA係統


    辦公自動化(OA)是麵向組織的日常運作和管理,員工及管理者使用頻率最高的應用係統,自1985年國內召開第一次辦公自動化規劃會議以來,OA在應用內容的深度與廣度、IT技術運用等方麵都有了新的變化和發展,並成為組織不可缺的核心應用係統


產品架構



    實現數字化辦公既不同於傳統的OA,也不同於MIS的建設,它的結構是Intranet網的結構,它的構建思路是自上而下的,即首先把整個內部網看成是一個整體,這個整體的對象是網上所有用戶,它必需有一個基礎,這個基礎為內網平台,就好象PC必需有一個操作係統為基礎一樣。內網平台負責所有用戶對象的管理、負責所有網絡資源(含網絡應用)的管理、網絡資源的分層授權、網絡資源的開放標準和提供常用的網絡服務(如郵件、論壇、導航、檢索和公告等)。在平台的基礎之上,插接各種業務應用(可理解為傳統的MIS),這些應用都是網絡資源。用戶通過統一的瀏覽器界麵入網,網絡根據用戶的權限提供相應的信息、功能和服務,使用戶在網絡環境下辦公。



關鍵特性



OA辦公係統主要有以下五個特性:

1)流程管理

   流程管理是OA係統最重要的核心。因為OA係統的核心作用就是解決多人員、多部門間的高效協同辦公問題,而這個工作正是通過流程管理來完成的,流程管理可以真正實現解決信息孤島,打破部門壁壘等問題。

2)整合性

   與企業現有ERP、CRM、HR、財務等係統相融合集成,是OA係統的大勢所趨。這是因為OA係統已經逐漸成為企業信息化辦公的中樞係統,OA係統直接麵向管理者,越來越多的企業開始把信息化的目光轉移到協同管理領域,並將打破信息孤島、應用孤島、資源孤島的格局,構建統一辦公門戶作為信息化建設的一項重要任務,這就需要平台之間的整合集成加以完善

3)移動性

   就協同OA軟件而言,大部分應用在於協作和溝通,移動化可以極大提高工作效率。由此可見,移動協同OA的應用需求十分旺盛

4)易用性

   由於大部分組織內部人員年齡跨度較大,每一代人對操控性的概念和需求也不同。OA辦公係統融合互聯網門戶設計理念,大大提高了產品的易用性,平台從整體到細節,徹底保留網絡風格,從而讓軟件應用變得更加得心應手。

5)穩定性

   軟件產品的穩定性和成熟度,是衡量軟件優劣的一個重要指標,也是反映OA軟件廠商實力差距的一個例證。因為軟件的穩定性和產品的成熟度是在用戶不斷反饋應用體驗之後,企業自身才會不斷改進,這是一個循序漸進的進程,屬於長期的過程。


發展曆程



OA辦公自動化係統軟件的發展曆程大致經曆了以下四個階段:
第一階段:文秘型OA軟件
時間段:1980年—1999年
特點:MS OFFICE、WPS、Lotus1-2-3等單機版的應用軟件,以辦公文件和檔案管理為核心,基本實現無紙化辦公。
第二階段:流程型OA係統
時間段:2000年—2005年
特點: C/S形式的OA辦公係統應用軟件,以工作流為核心,實現了大多數流程管理如公文流轉、流程審批、業務流轉等的自動化。
第三階段:協同型OA係統
時間段:2005年—2009年
特點:以B/S形式的OA辦公係統應用軟件為主流,以協同辦公為理念,結合了Internet、工作流、表單係統、即時通訊和SOA等多種技術和手段,實現了協同辦公、協同政務、協同商務等多種協同應用。
第四階段:平台型OA係統
時間段:2009年—未來
特點:OA係統架構於綜合的協同應用平台之上,充分利用了支撐平台強大的技術優勢,實現了企業信息化高級階段下的更高需求——綜合的協同管理平台。


案例分析



    中國石油天然氣第一建設公司(簡稱中油一建)是中國石油天然氣集團公司直屬大型施工企業,現有5個分公司、11個分廠、50多個項目部。

    需求:跨平台 統一管理

    中油一建是大型的知識密集型建築工程企業,承接了國內外的眾多大型工程項目,可負責從審批立項、提出工程技術報告、設計方案審批、項目建設進度控製直至項目驗收的全部工作。大到整體工程技術方案,小到某個工程的技術變更意見,在各分子公司、總公司、項目工程部、技術部、質量監督部門中,要依靠大量的工程建設文檔資料在各個環節進行流轉,以此來完成總公司對各個項目的管理和控製。

    目前企業日常辦公仍采用傳統的手工操作,各個建築項目的施工信息相對分散,各係統之間難集成,缺乏對大量的非結構化文檔(例如公文、政策、法規、會議記錄)有效管理與檢索的手段;缺乏數據共享,致使一些業務處理隻能集中進行,不能協同辦公,工作效率低;缺乏底層通訊支持,信息傳遞和處理缺乏時效性。

    為很好解決以上提出的問題,中油一建決定建立一套協同辦公係統。另外,中油一建對此套辦公係統還提出了深層次需求,主要有:領導查詢,包括若幹內容模塊,由指定人員上傳內容給相關領導,各級領導可在自己的權限內進行查閱;部門信息,包括若幹分公司、子部門的目錄,每個目錄下可以上傳各種文字、圖片、表格等資料;電子刊物,可在其中設置多個子目錄,根據目錄提示輸入相關內容,支持分類查詢;地理信息,能夠出現一個中國地圖,在圖中點擊各省位置後顯示出當地的公司、項目信息等。

    綜上所述,中油一建需要的信息係統可以描述為:跨平台的信息係統,實現與企業外網的無縫連接,達到使公司各項目部可通過Internet登錄企業外部網站,直接進入內部係統的目的;各部門的資料文件統一管理目錄,實現資源信息共享;各部門與公司收發、審批、歸檔的重要文件,要放進文檔數據庫,進行統一管理,保證網上資料信息安全,實現文件的快速發放和歸檔管理。

    實施:傳幫帶並舉 循序漸進

    由於中油一建的分子公司眾多,建設項目分布全國,很難做到多個分子公司一次性完成實施和培訓工作。並且由於客戶的重點需求明顯,根據客戶的現實業務需要和實際情況,在項目實施過程中,中油一建堅持了循序漸進的原則,采用傳、幫、帶的工作方法對整個項目進行運作。

    新思創辦公自動化係統采用以現有產品為基礎,根據需求進行針對性開發的總體策略,這樣既保證係統的穩定性,又保證係統的實用性。前期由開發人員按照項目方案在自己的公司內進行統一、集中開發,後期安排經驗豐富的實施人員到中油一建駐紮實施,與客戶保持麵對麵的即時溝通。實施內容包括對係統進行優化、調整、安裝、調試。

在係統搭建過程中,重點完成的工作包括係統應用界麵與企業外網的無縫連接、文檔結構的設定、公文處理流程的設定、定製功能的開發調試、對企業技術支持人員的培訓、針對企業應用特點的功能和結構修正等。


0.1980s